Многие работают в офисе, кто-то дома. Объединяет нас одно- работаем мы с компом. Компьютер прочно вошел в рабочие будни и умение обращаться с ним и установленными на нем программами становится требованием к соискатялям со стороны многих работодателей. Зачастую важно не умение владения определенной программой, а умение обучаться работе с новыми.
По моим наблюдениям зачастую работа с компом именно на работе сводится к выполнению рутинных задач, которые нужно 1 — сделать, 2 — систематизировать результат. При творческом подходе — автоматизировать процесс самой работы, при этом не спалить это, — иначе ушлый работодатель грузанет тебя дополнительной работой за те же деньги. Ну не любят у нас платить))). Упрощение работы хорошо начинать с анализа этой самой работы. Так сказать включаем анализ и синтез. Разбиваем работу на выполнение элементарных операций, этапы. А потом в каждом отдельном смотрим что можно подрихтовать, чтобы упростить себе жизнь.
Довольно большой объем приходится на работу с офисными приложениями, в частности с word-ом и exel-ем. Ворд при грамотной настройке позволяет формировать рутинную документацию в сжатые сроки.
Достигается это использованием автовставки. Приведу пример — если часто приходится писать «Общество с ограниченной ответственностью » то представляете, как вы начнете ненавидеть это словосочетание если в день пишете его раз 10. НО. Если в автовставке задать вставку этого словосочетанием «3о» (цифра «3» и буква «о»-пробел) это упрощает работу значительно. Аналогично можно подобрать замены к повторяющимся словам и сочетаниям свои обозначения. На формирование договора например уйдет времени в несколько раз меньше.
Второй рутинный процесс — введение расшифровок денежных сумм и НДС. Тут нам поможет макрос Untaco которую сделал Орлов Антон Александрович, Адрес для писем: antorlov@mail.ru.
Программа Untaco, являющаяся дополнением для Microsoft Word2000/XP/2003/2007/2010, предназначена для вставки в документ текстовых расшифровок числа с возможностью последующего их обновления при изменении чисел, для которых были сделаны расшифровки. В исходном числе допускается наличие разделителей разрядов, представленных точками,пробелами, апострофами или запятыми. Результат расшифровки может выдаваться на русском языке в любом падеже, на украинском языке в именительном или дательном падеже, а также на английском языке. Для установки Untaco откройте документ с его дистрибутивом, согласитесь на запуск макросов и ответьте на вопрос установщика. При вашем согласии на установку компоненты Untaco будут скопированы в Normal.dot. Для удаления макроса просто откройте установщик еще раз и выберите команду удаления в появившемся диалоговом окне. Для возможности запуска макросов необходимо установить «Средний» уровень безопасности в окне настройки безопасности Word (окно «Сервис-Макрос-Безопасность» в Word XP/2003, окно «Office Button — Параметры Word — Центр безопасности» в Word 2007) и при открытии файла установки дать согласие на запуск макросов. Помимо этого, следует на вкладках того же окна включить опцию «Разрешить доступ к Visual Basic Project».
В 32-битной Windows используйте установщик setuntaconds.doc, в 64-битной — установщик setuntaconds64.doc. Если вы не знаете, какой битности у вас Windows,то попробуйте оба по очереди: тот, который не подходит, выдаст ошибку, а подходящий — нет. После установки макроса к вашим панелям инструментов Word добавятся еще три, с помощью расположенных на которых кнопок можно вставлять расшифровки чисел. Узнать о назначении каждой из кнопок можно, подведя к ней курсор и прочитав всплывающую подсказку. Удержание при нажатии на кнопки клавиш Shift или Ctrl приводит к вставке расшифровки в другом падеже или на другом языке. Для вставления расшифровки необходимо поставить курсор сразу после числа и нажатьнужную кнопку на одной из панелей Untaco. Это можно сделать, скажем, когда вы только что набрали число и желаете поместить после него расшифровку. Нажав кнопку выбора формата расшифровки, вы получите возможность в специальном диалоговом окне увидеть, как будет
выглядеть расшифровка при задании различных параметров, выбрать ее желаемый вид, а затем вставить расшифровку в документ. Возможные форматы расшифровок
: Рубли — 12,34 (Двенадцать рублей 34 копейки)
Доллары — 12,34 (Двенадцать долларов США 34 цента)
Фунты — 12,34 (Двенадцать английских фунтов 34 пенса)
Франки — 12,34 (Двенадцать французских франков 34 сантима)
Евро — 12,34 (Двенадцать евро 34 сантима)
Марки — 12,34 (Двенадцать немецких марок 34 пфеннинга)
Число — 12,34 (Двенадцать целых тридцать четыре сотых)
Проценты — 12,34% (Двенадцать целых тридцать четыре сотых процентов)
Допустимые величины исходных чисел: от 0,001 до 999999999999,999
Допустимая точность исходных чисел: 2 разряда (0,01) для денежных форматов, три
разряда (0,001) для числового и процентного форматов.
Допустимые форматы исходных чисел:
123456789.123
123456789,123
123’456’789.123
123’456’789,123
123456789-12 (только денежный формат расшифровки)
123 456 789,123
123 456 789.123
123 456 789-12 (только денежный формат расшифровки)
123.456.789,123
123.456.789-12 (только денежный формат расшифровки)
123,456,789.123
123,456,789-12 (только денежный формат расшифровки)
Перед расшифровываемым числом может находиться любой символ.
При использовании процентного формата после расшифровываемого числа может находиться
знак процента.
При желании пользователя Untaco-NDS может после каждой расшифровки вставлять фразу «в том числе НДС…» с указанием процента НДС, числового значения налога и текстовой расшифровки этого значения. Ставка НДС может быть изменена в настройках программы.
Можно вставлять расшифровки чисел в любом падеже на русском языке — 12,34
(Двенадцати долларам США 34 центам). Также вы можете вставить расшифровку на украинском
языке в именительном или дательном падеже и на английском языке. Вставка расшифровок
в падежах русского языка осуществляется через окно «Выбор формата». Также вы можете
настроить в окне «Настройка» панели инструментов Untaco так, что вставка расшифровки
в двух избранных вами падежах будет осуществляться при удержании кнопок Shift или Control
в момент вызова макроса.
Примеры возможных расшифровок:
123456.12 (Сто двадцать три тысячи четыреста пятьдесят шесть рублей 12 копеек)
123’456.12 (Ста двадцатью тремя тысячами четыремстами пятьюдесятью шестью
рублями 12 копейками)
123456.12 (Ста двадцати трем тысячам четыремстам пятидесяти шести
рублям 12 копейкам)
123456.12 (One hundred twenty three thousands four hundred fifty six
roubles 12 kopecks)
123456.123 (Сто двадцать три тысячи четыреста пятьдесят шесть целых
сто двадцать три тысячных)
123456.123 (Ста двадцати трем тысячам четыремстам пятидесяти шести
целым ста двадцати трем тысячным процентам)
0.001 (Ноль целых одна тысячная)
0-01 (01 центу)
999.999.999.999,999 (Девятистам девяноста девяти миллиардам девятистам девяноста девяти миллионам девятистам девяноста девяти тысячам девятистам девяноста девяти целым девятистам девяноста девяти тысячным) Если вы при вставлении расшифровки выбрали один из денежных форматов, то из дробной части числа, если таковая присутствует, берутся первые две цифры и вставляются в расшифровку неизмененными. При вставлении расшифровки в числовом или процентном формате из дробной части числа берутся первые три цифры и расшифровываются словами полностью. Отличительной особенностью Untaco от других подобных программ является возможность обновлять расшифровки. Иными словами, если вы вставили расшифровку числа в текст, а потом изменили значение этого числа, то вам нет нужды удалять вставленную расшифровку и вставлять новую. Untaco сделает это за вас. Просто нажмите кнопку на панели инструментов Untaco, и все устаревшие расшифровки будут заменены на новые, правильно соответствующие величине чисел, для которых они были сделаны. Обновление расшифровок также происходит автоматически при сохранении, печати, отправке, закрытии документа. Программу обновления расшифровок можно поместить в документ, содержащий числа срасшифровками, и тогда обновлять их можно будет даже на том компьютере, где Untaco не установлена. Имеется возможность задать в настройках программы, следует ли делать ли первую букву расшифровки заглавной, стоит ли указывать в расшифровке нулевые значения чисел — к примеру, 123,00 может быть расшифрована как «123,00 (Сто двадцать три рубля 00 копеек)»,а может — как просто «123,00 (Сто двадцать три рубля)». Вы можете указать, надо ли заключать расшифровку числа в скобки, и если надо, то как — вынося наименования денежных единиц за скобки или включая их в расшифровку внутри скобок. Все эти параметры могут быть заданы отдельно для каждой расшифровки и будут сохраняться при обновлении расшифровок. Кроме того, можно указать, какой из разделителей — точка или запятая — будет служить разделителем разрядов в числах вида 123.456 (а другой тогда соответственно станет разделителем дробной части). Этот параметр устанавливается для всего документа в целом. Есть возможность разорвать все связи чисел с расшифровками, а также удалить все расшифровки чисел из документа. Если при нажатии кнопки разрыва связи чисел с расшифровками удерживать клавишу Shift или Ctrl, то будет разорвана лишь связь между тем числом и егорасшифровкой, на котором стоит курсор. При своей работе программа помечает закладками расшифровываемые числа и расшифровки,поэтому не удаляйте эти закладки из документа. Расшифровываемое число не может быть самым первым текстом в документе — перед ним должен находиться хотя бы один символ конца абзаца или пробел. Untaco будет полезна всем, кто имеет дело с бухгалтерской или финансовой документациейи нуждается в помещении в редактируемые документы большого количества расшифровок чисел.
Вы всегда можете скачать эту программу с сайта http://orlovs.pp.ru.
Скажу одно- эта программа экономит кучу времени, нервов и дает душевное спокойствие. Но есть одно НО. Применять эти хитрости нужно со знанием и отслеживать результат. Компьютер есть компьютер…