Для надежной, оптимальной и  безопасной  работы  при хранении и обработки информации необходимо придерживаться простых и не сложных алгоритмов организации хранения данных, которые  не только сохранят ранее созданные текстовые  документы, но и  уберечь их при сбоях работы цифровой техники.

Каждый  новый документ необходимо создавать в виде   отдельного файла.

При работе с типовыми  документами (приказы, акты и пр.)  рационально хранить каждый  из них в отдельном файле. Это позволяет ускорить поиск  необходимого документа как по дате создания, так и по номеру, фамилии  работника(если они есть в имени файла). Это исключит вероятность утери всех версий документа при повреждении структуры текстового файла, вызванной  различными  причинами (вирусная атака , повреждение сектора  жесткого диска, некорректно проведенное сохранение файла, сбой в работе компьютера или  программы и т.д.).

Для удобного  управления массивом текстовых  файлов их можно распределить по отдельным папкам, в виде древовидной структуры.  Для хранения приказов, хорошо подходит  структура папок, в которой хранится следующая  группа файлов: 

Необходимо  использовать лаконичное и понятное и название  файлов и папок, с учетом понятности данной системы любому сотруднику, даже новичку.

Иначе могут возникнуть множество ситуаций, вроде как ошибочное отправление файла «козлам в Москву» этим самым козлам в ту самую Москву…как в анекдоте. А эти «козлы» — головной офис…

Используйте отображение непечатаемых символов (знаков).

Использование непечатаемых символов —один из основных постулатов работы с текстовыми файлами. Нужно учиться, заставляя вначале себя, нормально воспринимать текст с непечатаемыми символами. Кликнув по кнопке со знаком абзаца – ¶, вы тем самым включаете отображение всех символов, которые регулируют правила форматирования текста в документе. Это избавит от лишних вопросов окружающих,  сделает документ грамотнее и визуально  привлекательным. Это избавит от «стиля первоклассника» при наборе документов. Без отображения непечатаемых символов освоить Word  правильно очень сложно.

Используйте шаблоны для однотипных документов.

Когда работа сопряжена с однотипными документами можно (и нужно!) значительно  упростить  себе работу 2 методами:

-использование  в качестве образца (шаблона) текст  ранее созданного документа;

-создание для серии однотипных документов отдельный шаблон (рыбу ? ).

Следует отметить, что при корректировки или внесения изменений в старые документы можно случайно («автоматически») нажать на панели инструментов  «Сохранить», вместо «Сохранить как», и закрыть только что редактируемый файл. Это приведет к утрате текста  исходного документа и заменой его на редакцию.Кроме того, широко распространены кочующие ошибки (как орфографические, так и смысловые) , которые могут быть чреваты (не та дата акта например). Второй вариант, поэтому, более предпочтителен, но потребует немного времени для создания отдельного шаблона.

Архивируйте  старые файлы .

Дело тут не в  экономии места на жестком диске.  Суть архивации — в сохранности накопленной и отработанной информации.В пользу архивации файлов (скажем, договоров, актов, приказов и отчетов за прошлый отчетный период), можно привести следующие доводы:

-файл архива за  год удобнее  всего хранить на двух независимых  накопителях.

-архивы намного проще подлежат восстановлению  при повреждении, так как их структура заблаговременно снабжена  соответствующим механизмом;

-архивы меньше подвержены вирусным аатакам , чем документы MSOffice, лежащие на жестком диске компьютера.

При сохранении созданного документа учитывайте  тип файла.

Всегда следует учитывать то, что с вашими текстовыми документами в дальнейшем будут работать другие, вполне возможно и с другой организации на другом конце страны. Если файл  будет куда-то отправлен, лучше подстраховаться и сохранить его формате  более ранней версии текстового редактора (MS Word 97-2003), это избавит от  повторной отправки по электронный почте, в случае, если файл не смогут открыть с более ранней  версией текстового редактора. В целях экономии финансов сейчас многие устанавливают бесплатное ПО, (программное обеспечение) и если партнер по работе использует  LibreOffice/ Open office (или др.), то текстовые файлы  нужно будет сохранять в формате Текст Open Document.