Работа в крупных компаниях и не только подразумевает постоянную коммуникацию с людьми, часто именно по электронной почте: с руководством, с коллегами, с клиентами, с деловыми партнерами. В наш век высоких технологий это позволяет оперативно решать возникающие вопросы . Написание деловых писем становится рутиной. По этой причине крайне важно знать, как вести подобные переписки, соблюдая несколько простых правил и не выставить себя этаким балбесом с заявкой на респектабельность.
1. Приветствие.
Не имеет значения какая тематика письма, нужно всегда помнить, что к собеседнику по переписке нужно относиться уважительно: поприветствовать его и представиться. Ведь даже в жизни, при непосредственно межличностном общении это является аксиомой. Здороваться и представляться необходимо!
2. Никакого флуда!
Деловая переписка не допускает большое количество восклицательных и вопросительных знаков, смайлов и прочего. Фраза типа «Долго нам еще ждать?????!!!(((» не будет серьезно воспринята получателем. Необходимо помнить, что это деловое письмо, а не переписка с друзьями. Плюс не забываем, что восклицательные знаки означают крик. Выставлять себя истеричкой совсем не нужно.
3. Орфографические ошибки недопустимы.
Писать нужно грамотно, соблюдая правила орфографии и пунктуации. Слова нужно писать без ошибок, знаки препинания расставлять правильно, интонацию передавать верно. ВСЕГДА перед отправкой проверяйте то, что написали, прочитывая вслух или давайте прочитать кому-либо, глаз может быть замылен (если это не секретная переписка).
4. Недопустимо забывать об элементарной вежливости.
Не имеет значения, насколько велико желание и как далеко хочется послать собеседника в пешее эротическое путешествие с мамой, сделать это необходимо максимально корректно («Посылать нужно грамотно»). А если серьезно, письмо может прочесть человек, сотрудник компании, который совершенно не виноват в ситуации, которую ему описывают, и грубить ему не просто неразумно, а не к коем случае нельзя. Плюс при разборках это может всплыть и вас самих же за это взгреют вас за такое поведение.
5. Правильно передавать смысл письма и четко излагать свои мысли.
Для того чтобы переписка была продуктивной, нужно верно сформулировать свои мысли и изложить их в письме, так чтобы собеседник смог понять что имелось в виду. Иначе это чревато недопониманием, которое легко может вылиться в прямые убытки. При этом опять же крайним можете оказаться вы. (Электронная почта довольно успешно используется для подобного рода разборок).
6. Завершение письма.
В конце письма нужно правильно попрощаться с собеседником: если требуется написать слова благодарности, пожелать ему удачного дня, и вежливо попрощаться. Как говорится в старом анекдоте — Пионер должен быть вежливым!
7. Подытожив вышесказанное, можно составить такую схему делового письма: приветствие, представление, изложение сути письма, ситуации, слова благодарности и прощание. Вежливость открывает многие ворота и сердца.